Privacyverklaring

Goedgekeurd door de NVR Bestuur (geldig vanaf 17 october 2025)

Deze privacyverklaring is opgesteld voor leden van de Nederlandse Vereniging voor Ruimtevaart (NVR), gevestigd aan de Kapteynstraat 1, 2201 BB te Noordwijk. De vereniging is bereikbaar per e-mail via info@ruimtevaart-nvr.nl. Voor vragen en/of opmerkingen omtrent deze beleidsverklaring kunt u zich wenden tot onze functionaris gegevensbescherming via secretariaat@ruimtevaart-nvr.nl.

Grondslagen gegevensverwerking
Zodra u zich inschrijft als nieuw lid van de Nederlandse Vereniging voor Ruimtevaart, geeft u toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit zijn de persoonsgegevens die u zelf invult om uw inschrijving te voltooien. We verwerken deze gegevens onder de volgende grondslag van de Algemene Verordening Gegevensbescherming: ‘De verwerking is nodig om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren’. Dit betekent dat u, als betrokkene, geen lid van onze vereniging kunt worden als u de verplichte velden op onze website, gemarkeerd met een asterix, niet invult. Tevens is de grondslag ‘De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking’ van toepassing. U geeft deze toestemming middels het aanvinken van de check box alvorens u uw lidmaatschapsaanvraag verzendt. 

Doeleinden gegevensverwerking
Uw gegevens worden in onze ledenadministratie verwerkt. De ledenadministratie is enkel toegankelijk voor de voorzitter, de penningmeester, de secretariaatsmedewerker en de beheerder van de website van de vereniging. Uw NAW-gegevens worden gebruikt voor verzending van het verenigingsblad, genaamd Ruimtevaart. Uw gegevens worden in dit geval gedeeld met de drukkerij alwaar het blad gedrukt wordt. De drukkerij draagt zorg voor de verzending. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor de verzending van nieuwsbrieven en mailingen, waarmee wij u op de hoogte houden van de activiteiten van onze vereniging.  Uw gegevens worden geanonimiseerd bij het opstellen van statistische tabellen in onze jaarverslagen. Uw naam en e-mailadres worden gebruikt om u toegang te geven tot het ledengedeelte van de NVR-website (My NVR). Voor dit doel wordt uw e-mailadres verwerkt om uw login te verifiëren en uw account te beheren. Om dit te bewerkstelligen, worden uw gegevens gedeeld met de beheerder van de website.

Indien u een evenement wenst te bezoeken, worden er regelmatig aanvullende gegevens gevraagd die niet in onze ledenadministratie zijn opgeslagen. Deze gegevens zijn afhankelijk van de security eisen die een locatie aan een bezoek stelt. De Nederlandse Vereniging voor Ruimtevaart verwerkt deze gegevens en deelt deze, indien nodig, met de beveiliging van de desbetreffende locatie. U geeft hiervoor toestemming bij aanmelding van het evenement. Na afloop van het evenement worden deze gegevens verwijderd. Hierdoor kan het voorkomen dat u met regelmaat dezelfde gegevens opnieuw moet doorgeven.

Indien u op het aanmeldformulier voor lidmaatschap de check box “Ik ben geïnteresseerd om lid te worden van een NVR-commissie en ik wil graag informatie ontvangen over de mogelijkheden” aanvinkt, kunnen wij uw e-mailadres gebruiken om u te mailen over NVR-commissies. U geeft hiervoor toestemming door het aanvinken van de check box.

Indien u deelneemt aan een enquête verzonden door de Nederlandse Vereniging voor Ruimtevaart, worden er misschien aanvullende gegevens gevraagd die niet in onze ledenadministratie zijn opgeslagen. Deze gegevens worden gebruikt om uw mening over de Nederlandse Vereniging voor Ruimtevaart te verzamelen en onze activiteiten te verbeteren. De gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden zoals beschreven in de privacyverklaring van de enquête en worden afzonderlijk van de lidmaatschapsgegevens verwerkt. De gegevens worden verwerkt en verwijderd volgens de beschrijving in de privacyverklaring van de enquête. Voordat u deelneemt aan de enquête vragen wij u uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van de aanvullende gegevens die u invult. U geeft hiervoor toestemming door het aanvinken van de check box aan het begin van de enquête.

Cookies
De Nederlandse Vereniging voor Ruimtevaart maakt op haar website www.ruimtevaart-nvr.nl gebruik van cookies. U kunt het cookiebeleid hier vinden, samen met informatie over het akkoord gaan met het gebruik van cookies en het instellen van je cookievoorkeuren.

Derden
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt, met uitzondering van de eerder genoemde organisaties. De drukkerij ontvangt uw adresgegevens voor verzending van het verenigingsblad. Locaties ontvangen indien strikt noodzakelijk uw gegevens voor het bezoek aan één van onze evenementen. De beheerder van de website ontvangt uw naam en e-mailadres voor het aanmaken en verifiëren van uw My NVR-account.

Aanpassen of inzien persoonsgegevens
U kunt uw persoonsgegevens bij ons laten wijzigen of indien gewenst inzien. U kunt dit verzoek per e-mail bij ons indienen via ons algemene e-mailadres info@ruimtevaart-nvr.nl of per post via NVR, Kapteynstraat 1, 2201 BB Noordwijk. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u een bevestiging.

Beëindigen lidmaatschap
U kunt uw lidmaatschap schriftelijk beëindigen. U kunt dit verzoek per e-mail bij ons indienen via ons algemene e-mailadres info@ruimtevaart-nvr.nl of per post via NVR, Kapteynstraat 1, 2201 BB Noordwijk. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u een bevestiging en zullen wij uw gegevens in onze ledenadministratie aanpassen naar non-actief, gedurende zeven jaar na beëindiging. Indien u wenst dat uw gegevens volledig verwijderd worden uit onze ledenadministratie, dan dient u dit expliciet aan te geven.

Bewaartermijnen
Ledenadministratie:
Uw gegevens worden in onze ledenadministratie bewaard zolang u lid blijft van onze vereniging. Bij opzegging worden uw gegevens aangepast naar non-actief. In deze non-actieve sectie van de ledenadministratie blijven uw gegevens nog zeven jaar bewaard. De back-ups die wij regelmatig van onze ledenadministratie maken, evenals de financiële gegevens, worden na zeven jaar verwijderd.

Bankafschriften en financiële administratie:
Bankafschriften en de verwerking hiervan in de jaarrekeningen worden door de penningmeester zeven jaar bewaard, en na deze zeven jaar vernietigd. Zowel de elektronische gegevens als papieren afdrukken, en hun back-ups. Hier wordt geen onderscheid gemaakt tussen ingeschreven en uitgeschreven leden.